A.
Pengertian Analisis Jabatan
Analisis jabatan adalah
suatu kegiatan pengumpulan, penilaian dan penyusunan berbagai informasi secara
sistematis yang berkaitan dengan jabatan. Atau definisi analisis jabatan yaitu
merupakan kegiatan untuk mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan
ataupun fakta-fakta yang berkaitan dengan jabatan secara sistematis dan
teratur.
Teknis Analisis Jabatan
merupakan suatu proses dimana sejumlah pekerjaan dibagi-bagi untuk menentukan
tugas dan tanggung jawab yang ada hubungannya dengan pekerjaan, persyaratan apa
saja yang harus dipenuhi dimana pekerjaan tersebut dilakukan dan kapabilitas
personal yang disyaratkan untuk mencapai kinerja yang maksimal.
Untuk meraih kualitas
kerja yang tinggi,organisasi harus memahami dan menyerasikan permintaan kerja
dan individu.Hal ini disebut analisis jabatan atau analisis pengetahuan pada
susunan kepegawaian,pelatihan,penilaian kinerja,dan kegiatan sumber daya
manusia lainya.sebagai contoh evaluasi penyelia pada pekerjaan karyawan harus
didasarkan pada kinerja dan tuntutan kerja. Pada perusahaan kecil,manajer garis
mungkin melaksanakan analisa jabatan,tapi biasanya pekerjaan selesai oleh
seorang professional sumber daya manusia. Beberapa organisasi besar mungkin
mempunyai department manajement kompensasi yang di dalamnya termasuk analisis
jabatan.
Menurut Dessler (2006)
analisis pekerjaan merupakan prosedur yang dilalui untuk menentukan tanggung
jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya , dan karakteristik
orang-orang yang bekerja untuk posisi-posisi tersebut. Analisis pekerjaan
memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan (daftar
tentang pekerjaan tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus
dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut). Oleh sebab itu, menurut Dessler
penyelia atau spesialis dalam sumber daya manusia biasanya mengumpulkan
beberapa informasi berikut melalui analisis pekerjaan,
1. aktivitas pekerjaan,
2. perilaku manusia,
3. mesin, perangkat, peralatan, dan bantuan
pekerjaan,
4. standar prestasi,
5. konteks pekerjaan, dan
6. persyaratan manusia.
B.
Tujuan Analisis Jabatan
Analisis jabatan
penting dilakukan sebelum diadakan perekrutan tenaga kerja. Ada beberapa
manfaat yang diperoleh dengan mengadakan analisis pekerjaan, yang juga
merupakan tujuan dari dilakukannya analisis jabatan.
Adapun tujuan analisis
pekerjaan yaitu,
1) Memperoleh tenaga kerja pada posisi yang
tepat,
2) Memberikan kepuasan pada diri tenaga
kerja,
3) Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang
kondusif (Sastrohadiwiryo).
Uraian Jabatan (Job
Description)
Dalam uraian
jabatan,selain tugas-tugas,wewenang,tanggung jawab,hubungan lini,dan kondisi
kerja juga dibuat nama jabatan,kode jabatan,tanggal dibuat
penyusun,departemen,dan lokasi.
Jika organisasi membuat jabatan
baru maka membutuhkan persiapan uraian jabatan,yang menggunakan proses atau
tahapan-tahapan. Uraian jabatan dapat dibuat kembali secara periodik dan bisa
diperbarui jika memang perlu. Penilaian kinerja merupakan peluang yang baik
untuk memperbarui uraian jabatan.
Bila organisasi menyiapkan beberapa
uraian jabatan maka prosesnya membutuhkan waktu.secara nyata,analisis jabtaan
mungkin menggunakan kepustakaan sebagai dasar deskripsi,seleksi untuk satu tipe
pekerjaan,dan kemudian dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan organisasi.
a. Spesifikasi Jabatan (Job Spesification)
Spesifikasi jabataan
berisi tentang persyaratan kualifikasi individu sehubungan dengan posisinya
pada jabatan tertentu. Pengetahuan menunjuk pada informasi prosedual yang
penting untuk keberhasilan kinerja. Keterampilan adalah tingkat kemahiran
individu dalam penyelesaian tugas. Dengan pengetahuan dan pengalaman,dapat
diperoleh kemapuan dalam pekerjaan untuk persiapan spesifikasi jabatan.
Kemampuan menunjukan kecakapan individu secara umum dan karakter lain mungkin
menjadi ciri personal individu atau motivasi positif dan dapat dikembangkan.
Beberapa jabatan juga mempunyai permintaan resmi,seperti lisensi atau
sertifikat.
Dalam mengembangakan spesifikasi
jabatan,perlu mempertimbangakan semua elemen pengetahuan,kemampuan,kecakapan,dan
ciri lainnya. Dalam pencatatan deskripsi jabatan,informasi bisa datang dari
kombinasi kinerja jabatan individu,penyelia,atau perencanaan jabatan dan
pelatihan analisis jabatan.
Informasi yang akurat
tentang KSAO adalah sangat vital bagi pengambilan keputusan tentang pengisian
jabatan.
b. Standar Kinerja Jabatan (Job performance
standard)
Standar kinerja jabatan
berfungsi sebagai target akan usaha yang harus dilakukan oleh pekerja serta
sebagai kriteria untuk mengukur apakah pekerjaan tersebut berhasil dilaksanakan
ataukah tidak.
Dalam standar kinerja
jabatan dicantumkan informasi tentang target-target yang harus dicapai dan
ukuran-ukuran keberhasilan kerja. Apabiloa target dan kriteria yang ada didalam
standar kinerja jabatan ini tidak terpenuhi, maka bisa disimpulkan bahwa
pekerja tidak berhasil melaksanakan pekerjaannya dengan sukses.
c. Desain Pekerjaan (Job Design)
Desain pekerjaan
merupakan fungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja seorang karyawan secara organisasional.
Sangat penting untuk melakukan desain pekerjaan,karena orang banyak
menghabiskan waktu untuk bekerja. Desain pekerjaan membutuhkan struktur perjaan
seprti isi,fungsi,dan hubungan pekerjaan. Kebutuhan akan perencanaan
organisasional,kebutuhan keselamatan,dan kelangsungan hidup organisasi jelas
sangat dipengaruhi oleh desain dan tata letak
pabrik. Disamping itu,kebutuhan akan afiliasi dengan manajemen maupun
kelompok dan kekuasaan sangat mempengaruhi desain pekerjaan,
Desain pekerjaan adalah proses
penentuan tugas-tugas yang akan dilaksanakan,metode-metode yang digunakan untuk
melaksanakan tuga,dan bagaimana pekerjaan tersebut berkaitaan dengan pekerjaan
lainya dalam organisasi. Desain pekerjaan memasukan elemen tugas ,fungsi ,hubungan,kompensasi,
keahlian,pengetahuan, kemampuan pada setiap pekerjaan. Desain pekerjaan
merupakan salah satu factor pendorong keberhasilan produktivitas organiasi.
Dari dimensi organisasi, cara pengelompokan tugas dan tanggung jawab dapat
mempengaruhi produktivitas dan biaya. Pekerjaan yang tidak terselesaikan atau
terlalu sulit untuk dilakukan serta pekerjaan yang membosankan akan menyebabkan
perputaran karyawan yang tinggi. Bagi seorng karyawan motivasi dan kepuasan
kerja menjadi dua factor penting dalam pekerjaan sehari-hari mereka. Dua hal
tersebut dapat membantu pencapaian tujuan dan sasaran,terlebih jika organisasi
mampu dan memahami faktor-faktor yang mempeengaruhi ketidakberhasilan dari dua
faktor tersebut.
d. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Desain
Pekerjaan
1. Individu
Bahwa individu memiliki
perbedaan sikap, sifat, karakter,pandangan,persepsi ,sosial budaya,norma yang
berbeda untuk setiap individunya dalam organisasi yang sama. Tiap individu
memiliki, kebutuhan, tujuan, serta motivasi berbeda dalam menanggapi sebuah
pekerjaan. Peran individu dalam organisasi yang sama. Tiap individu memiliki
kebutuhan,tujuan, serta motivasi berbeda dalam menanggapi sebuah pekerjaan.
Peran individu dalam organisasi ,mempunyai arti yang sama pentingnya dengan pekerjaan
itu sendiri sehingga interaksi antara organisasi dan individu (SDM) menjadi
focus perhatian para manajer. Oleh sebab itu ,nilai-nilai baru yang sesuai
dengan tuntutan lingkungan organisasi perlu diperkenalkan dan disosialisasikan kepada semua individu dalam organisasi.
Organisasi masa depan
akan cenderung berbentuk flat dan ramping. Bentuk organisasi konvesional yang
hirarkis akan digantikan dengan bentuk jaringan kerja atau selular
yang lebeih memberdayakan kerja sama kelompok. Melalui organisasi yang demikian
setiap individu akan memiliki informasi dengan mudah sehingga tidak selalu
hanya terletak pada pimpinan organisasi. Individu akan bekerja pada organisasi
kluster dimana individu tidak lagi terikat secara kaku dengan tingkatan manajement
yang hirarkis.
Individu atau manusia
memiliki keunikn yang tidak dimiliki oleh faktor produksi lain.
Pertama,
manusia memiliki sisi
psikologis. Artinya manusia tidak dapat dengan mudah dibongkar pasang,seperti
mesin. Individu tidak bisa diperlakukan demikian. Karyawan akan dengan mudah
bereaksi jika mereka tahu bahwa mereka dibayar
lebih rendah dari usaha yang dikeluarkan,diperlakukan tidak adil, atau
di –PHK dengan alasan sepihak tau tidak masuk akal.
Kedua,
individu sebagai input
produksi,tapi juga yang akan menikmati output-nya. Tujuan akhir sebuah proses
produksi adalah menciptakan produk dan jasa yang sesuai dengan keinginan
konsumen. Bentuk output yang dinikmati adalah gaji,insentif, bonus,
kesejahtraan, perlindungan, keamanan dan
bentuk penghargaan nonmaterial lainya. Jadi sangat tidak wajar bila ada sebuah
organisasi dengan pertumbuhan baik tetapi kesejahtraan karyawanya masih
memprihatinkan.
Ketiga,
apabila faktor produksi
yang lain berkurang dalam proses produksi,tetapi manusia dalam kurung waktu
tertentu akan bertambah,yaitu bertambah keterampilan,pengalaman, dan
pengetahuan. Jadi individu mengalami proses belajar (learning process)yang akan
bermanfaat untuk kepentingan organisasi keseluruhan.
Keempat, individu
adalah penentuan eksistensi organisasi,bahkan faktor yang mutlak harus ada.
Pengusaha boleh memiliki modal, mesin, dan material yang berkualitas, tetapi
tidak akan berfungsi baik jika tidak ada manusia yang mengelolanya.
2.Tegnologi yang
digunakan
Tegnologi mempunyai
damapak terhadap desain pekerjaan.jenis pekerjaan, alat yang digunakan, tata
letak,dan teknik untuk menghasilkan output produk merupakan beberapa alasan
penyebab kendala yang dapat menghambat kelancaran sebuah pekerjaan.
3.Biaya atau anggaran
Anggaran merupaakan
variabel yang kursial ditiap organisasi yang beroprasi. Apapun yang digunakan
manajemen,harus berpijak dari sisi ekonomis organisasi. Oleh karena itu sumber
daya yang representatif harus direncanakan sebagai awal langkah keberhasilan
organisasi. Manajemen harus secara kontinu menyelaraskan manfaat-manfaat desain
pekerjaan dengan pertimbangan biaya.apalagi sebuah keputusan untuk melakukan
rencana ulang desain pekerjaan baru membutuhkan energi, waktu,dan biaya yang
cukup untuk memenuhi target tersebut.
4.Struktur organisasi
Saat ini sebuah
organisasi akan menjadi lebih lincah apabilaa digerakan oleh roda operasional
yang gesit, cakap, visioner,dan mampu melihat perubahan kedepan. Organisasi
tersebut haruslah lebih ramping untuk dapat melakukan kecepatan perubahan dan
ketidakpastian global. Oleh karena itu,struktur organisasi memang sangat
berpengaruh terhadap keberhasilan desain pekerjaan. Coba kita lihat beberapa
contoh kasus organisasi yang kelimpungan mengatur konsolidasi internalnya
gara-gara terlalu gemuknya operasional yang harus ditanggung.
Bagi dunia usaha di
Indonesia, peran struktur organisasi terasa semakin penting karena dua hal
yaitu :
a) Struktur orgaanisasi yang efektif akan
mempermudah pengawasan. Seperti kita ketahaui bahwa masalah pengawasan kegiatan
badan usaha menjadi krusial,terutama sejak tumbangnya rejim orde baru,yang mendorong keinginan kuat
masyarakat untuk menghapus KKN disegala bidang. Dengan alasan itu, penerapan
Good Corporate Governance digalakan sehingga dapat dikatakan bahwa struktur
organisasi yang efektif berdampak pada efektivitas implementasi Good Corporate
Governance .
b) Tidak stabilnya dunia usaha diindonesia.
Kita melihat sendiri bagaimana rentannya dunia usaha terhadap gejolak mata uang
asing,terutama dollar amerika. Akibatnya,sector perdagangan dan perekonomian
semakin terbuka sehingga mendorong marakanya persaingan disejumlah industri
yang semula tertutup bagi pemodal asing atau pemodal swasta nasional. Perubahan
yang terjadi begitu cepat menuntut kesiapan kita menghadapinya dan struktur
organisasi yang efektif dapat menjadi jangkar sehingga badan usaha tidak mudah
hanyut oleh gelombang keterbukaan.
Dalam efektivitas
struktur organisasi,teori menyebutkan bahwa salah satu landasannya adalah
diferensiasi (pembagian kerja),yang dapat diliahat secara horizontal maupun
vertikal. Diferensiasi horizontal mengindikasikan pembagian kerja yang jelas
antara posisi yang berkedudukan sejajar, sedangkan diferensiasi vertical
menggambarkan pembagian kerja yang jelas antara posisi yang berkedudukan tidak
sejajar. Landasan lainya adalah integrasi,yaitu suatu mekanisme untuk
mengoordinasikan posisi-posisi yang
telah didiferensiasikan. Landasan ini penting untuk menciptakan sinergi
posisi-posisi yang ada didalam struktur.
5.Variabel Internal
a. Manajemen
Manajemen mempunyai kepentingan
sendiri dalam organisasi. Semua karyawan tentu demikian, tetapi manajemen
bertanggung jawab terhadap organisasi secara keseluruhan, suatu tanggung jawab
yang sering kali mengaharuskan manajemen menghadapi berbagai pihak yang
berkepentingan dan menyeimbangkan tuntutan yang saling bertentangan. Para
pemegang saham, misalnya, ingin pendapatan lebih besar dengan berusaha
merampingkan desain pekerjaan yang singat dan padat, sementara bagian
penelitian dan pengembangan memiliki keinginan untuk melakukan investasi yang
tentu menuntut pembentukan desain pekerjaan baru dan membutuhkan waktu dan
biaya yang besar. Contoh lain, karyawan ingin gaji yang lebih tinggi dan berbagai
tunjangan kesejahtraan laianya, masyarakat sekitar menginginkan lingkungan yang
lebih baik dan fasilitas yang layak untuk public dengan alasan tanggung jawab
sosial. Untuk menjamin organisasi tetapi dapat bertahan, manajemen harus
mengupayakan hubungan antara pihak-pihak yang berkepentingan tetap seimbang
dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
b.Karyawan
Hampir dalam semua
organisasi,sifat dari tenanga kerja adalah berubah, sebagian karena faktor
demografi. Faktor ini akan mengubah pergeseran kepentingan-kepentingan
konsumsi,produk,biaya,dan pemasaran kareana menyangkut segmen pasar yang terus
berubah. Ledakan bayi era 1990-an banyak mempengaruhi orientasi produk yang
merupakan kebutuhan primer masyarakat.
c. Mengelolah karyawan
Keunggulan kompetitif
dapat dicapai melalui pengelolaan sumber daya manusia secara efektif. Hal ini
dapat diperoleh dengan menerapkan semua praktik
berikut secara berkaitan,karena sulit untuk menangani suatu tindakan
bila hanya menerapkan secara terpisah.
§ Keamanan
Employment Security
Employment Security
dibutuhkan untuk mengadapi tekanan akan perlunya kehati-hatian dan selektivitas
yang tinggi dalam memperkejakan manusia. Lebih jauh mendorong keterlibatan
karyawan, karena karyawan lebih berkeinginan untuk memberikan kontribusi
terhadap proses pekerjaan.
§ Selektif
dalam merekrut (Selective in Recruiting)
Merupakan jaminan dalam
pekerjaan dan kepercayaan yang dimiliki
organisasi untuk kesuksesan bersaing. Dibutuhkan kehati-hatian dan selektif
dalam memilih karyawan atau mengontrak
karyawan. Bisa juga proses penyaringan ini dilakukan untuk mecari orang yang
tepat yang dapat bekerja dengan baik dalam lingkungan baru, dapat belajar dan
berkembang sehingga membutuhkan supervisi yang lebih sedikit.
§ Upaya
yang tinggi
Bagi organisasi yang
ingin memperkerjakan karyawan berkompeten, kompensasi yang tinggi merupakan
salah satu kunci. Tingkat upah yang tinggi akan memberikan kemampuan akan lebih
selektif dalam menemukan orang yang dapat dilatih dan bertanggung jawab terhadap
organisasi. Terdapat kesan bahwa organisasi yang memberikan upah tinggi pada
karyawanya maka organisasi tersebut adalah organisasi yang sangat menghargai
karyawannya.
§ Pembayaran
insentif
Bahwa pekerjaan dan
kepuasan kerja karyawan akan sangat bergantung pada insentif sebagai salah satu
faktor motivasi. Pendorong seperti pengakuan, jaminan keadilan, dan insentif
materiil dan nonmaterial akan berpengaruh besar kepada karyawan.
§ Employee
ownership
Memberikan dua
keuntungan. Pertama , karyawan yang memiliki keinginan terhadap kepemilikan
saham organisasi dapat disejajarkan keinginan tersebut dengan pemegang saham.
Tentunya manajemen konflik perlu dilakukan perlakuan secara kontinu guna
diminimalkan. Kedua ,karyawan mempunyai sikap jangka panjang terhadap
organisasi,tentang strategi,kebijakan, investasi, dan maneuver keuangan.
§ Information
sharing
Karyawan adalah asset
organisasi yang mempunyai keunggulan bersaing terutama dengan pesaing
organisasi. Oleh karena itu, organisasi perlu berhati-hati dan tidak memberikan
sejumlaah besar informasi pada karyawan karena rawan terjadi kebocoran pada
pihak pesaing.
§ Partisipasi
dan pemberian wewenang
Informasi yang
diketahui oleh semua jenjang manajemen memudahkan karyawan untuk bekerja sama
dan berpartisipasi guna pengambilan keputusan yang lebih cepat serta mendukung
adanya desentralisasi. Keputusan dan produktivitas kerja karyawan akan
meningkat akan meningkatkan dengan adanya partisipasi karyawan.
§ Self
– managed teams
Organisasi yang
mempunyai tim yang solid cenderung memperoleh hasil yang memuaskan. Keuntungan
yang didapat diantaranya dalam hal mengurangi biaya material, delegasi
wewenang, dan metode produksi karena semua itu dapat ditangani dan dikelola
secara tim.
§ Pelatihan
dan pengembangan keterampilan
Pelatihan dan
pengembangan keterampilan merupakan bagian penting dari proses manajemen SDM
yang tidak terpisahkan. Pelatihan akan memberikan hasil positif hanya jika
karyawan diberikan kesempataan untuk menggunakan keahlian tersebut. Perbaikan
juga perlu dilakukan pada perubahan struktur kerja. Pelatihan tidak hanya
menunjukan komitmen organisasi terhadap karyawan, tapi juga fasilitas akan
lengkap dengan orang-orang yang memiliki kualifikasi tinggi yang telah secara
spesifik dilatih untuk pekerjaan baru.
§ Cross
– utilization and cross – training
Keragaman dalam
pekerjaan akan membuat tantangan baru sekaligus menumbuhkan motivasi dalam
bekerja. Adanya keragaman dalam pekerjaan memberikan peluang terhadap perubahan
dalam aktivitas dan secara potensial akan membawa perubahan kemampuan karyawan
dalam hubungan dengan rekan kerja.
§ Symbolic
– egalitarianism
Hambatan untuk
mendesentralisasikan pengambilan keputusan adalah dengan self – managed team. Oleh karena itu,
banyak organisasi terkenal yang mencapai keunggulan bersaing melalui
orang-orang dengan sejumlah bentuk egalitarianisme. Egalitarianisme adalah
sejumlah cara untuk memberikan tanda, baik bagi orang dari luar organisasi dan
dalam organisasi bahwa terdapat persamaan kompratif.
§ Kompresi
upah
Kompresi upah dapat
berjalan efektif apabila ada kerja sama dan saling membantu untuk pencapaian
selesainya pekerjaan dengan mengurangi kompetisi interpersonal.
§ Promosi
internal (promotion within)
Metode ini memberikan
kesempatan peluang promosi bagi karyawan. Promosi akan memberikan fasilitas
desentralisasi, partisipasi, dan delegasi. Promosi memberikan tanggung jawab
pada penyela untuk mengoordinasikan upaya bawahanya. Promosi juga menawarkan insentif
yang lebih baik dalam pekerjaan. promosi juga memastikan bahwa orang dalam
suatu oposisi manajemen secara actual mengetahui sesuatu tentang bisnis,
tegnologi, dan operasional dalam pekerjaan.
d. Stakeholder
Struktur yang mengatur
organisasi public yang besar memungkinkan pemegang saham untuk mempengaruhi hak
suara.
Berbagai pihak yang
terkait dengan pengoperasian suatu organisasi di antaranya:
· Pemerintah atas pajak.
· Pemegang saham atas nilai organisasi
dan atau deviden serta hak suaranya.
· Pemberi pinjaman atas keamanan
pengembalian pinjaman organisasi.
· Karyawan atas gaji,keadilan dalam
kenaikan gaji & posisi
· Manajer atass bonus dan keadilan dalam
penilaian kinerjanya.
· Pimpinan puncak atas keamanan jika
diambil ahli dan remunerasinya.
· Masyarakat atas lingkungan hidup dan
public goods yang disediakan pemerintah.
e. Serikat pekerjaan
Organisasi pada saat
ini,harus sangat perduli terhadap kepentingan karyawan. Bila organisasi hanya
memikirkan kepentingannya sendiri dan menganggap karyawan atau serikat buruh
sebagai objek produksi maka tujuan efektivitas organisasi akan terrrhambat.
Banyak kasus-kasus organisasi local dan multinasional yang sudah mengalami
permasalahan dengan serikat buruhnya. Saat ini serikat pekerja mengalami
pergeseran dari hanya memiliki sebuah status komite karyawan menjadi organisasi
yang lebih solid dengan membwa kepentingan hakiki dari hak dan kewajiban
sebenarnya dari para karyawan tidak merasa khawatir dan takut karena ada
jaminan perlindungan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar